Plan&Go er et verktøy som støtter dynamisk ruteplanlegging og distribusjon. Dynamiske ruter vil si at rutene eksisterer én distribusjonsdag før datagrunnlaget utdatertes og man starter prosessen forfra igjen med nytt datagrunnlag. Løsningen består av tre deler:

• Planlegging

• App for sjåfører

• Flåtestyring

Planlegging

Første ledd i planleggingen er å opprette en plan. Du gjør dette ved å velge "+Opprett en ny plan) og velger distribusjonsdato og navn. Trykk "Lagre".

Excel

Trykk på "+Last opp fil"

Velg kundesystem og last opp fil. Trykk "Lagre". 

Ved bruk av Excel må dine data være sortert under riktige overskrifter som Plan&Go støtter. Noen overskrifter er obligatoriske, mens andre er valgfrie. Det spiller ingen rolle i hvilken rekkefølge overskriftene står i, men de må være skrevet på samme måte som vist i linken under.

DI Plan & Go - Importformat

Manuelt

Velg "+Ny kunde".

Fyll inn feltene. Tekstboksene endres fra røde til blå når godkjent data er lagt inn. Trykk "Lagre". 

Når filen er importert vil du se en oppsummering over antall kunder som er lastet inn, og om noen adresser mangler koordinat. Du kan også se en oversikt over produkter og kunder. 

Adresser uten koordinat blir røde, og du kan finne se samlet under fanen "Mangler koordinat":  

Kilden til at adresser ikke finner koordinat er som regel skrivefeil eller feilregistrering. Det hender også at adressen er riktig, men systemet likevel ikke finner et koordinat. Ved slike situasjoner har du mulighet til å manuelt plassere adressen i kartet. 

For å redigere trykker du på blyanten til venstre for adressen. Her har du også mulighet til å endre kundenavn, C/o, leveringsanvisninger, telefonnummer, legge til/ endre eller slette produkt samt kansellere hele kunden. 

Adressen kan endres frem til planen er publisert/ ruter er laget. Andre endringer kan gjøres frem til 2 timer før ruten kunden ligger på starter. 
 

Hvis du skal plassere en adresse manuelt i kartet trykker du på «Plasser i kart».

Deretter klikker du på markøren som indikerer plasseringen av adressen og dra den dit du ønsker i kartet med musepekeren.

Klikk på «Bruk koordinat» etter du har funnet ønsket plassering.

Optimere

Når alle adressene har funnet koordinat kan du generere optimerte ruter. Det går også å optimere uten at alle adressene har koordinat, men da vil de ikke inngå i optimeringen og du må plassere disse på en rute manuelt. Dette kan føre til misvisende rutemåltall.

Når du trykker på «Optimer» får du mulighet til å sette ulike parameter:

• Dato for utkjøring.
• Klustering (klustering innebærer at optimeringen vil forsøke å gjøre rutenes innbyrdes utstrekning mindre, dvs. at stopp i større grad vil samles geografisk. Dette kan gå på bekostning av optimal kjørelengde).
• Tidsvindu for rutene (hvis første leveringsadresse på rutene dine er et stykke unna startsted, kan du legge inn tid her som kan brukes til kjøring til første leveringsadresse).
• Startsted (der du ønsker at rutene skal starte. Det mest nærliggende er å sette adressen for hvor bilene lastes her).
• Valg om du ønsker at bilene skal returnere til startsted.

Det er også mulig å legge til flere startsteder. Trykk da på «Nytt startsted». Ved å velge multiple startsteder velger optimeringen hvilket startsted som er optimalt for leveringspunktene.

Trykk «Optimer rute» når parameterne du ønsker er lagt inn. Status på planene endres automatisk ut ifra progresjon.

Ved å trykke «Åpne» får du et oversiktsbilde over dine ruter.

Startsted for rutene indikeres med symbolet "S".

Etter at ruter har blitt optimert/ laget har du også muligheten til å bestemme første og/ eller siste punktet på ruten. Dette kan være fordi du ønsker at ruten skal gå imot rushtrafikk, ende opp i nærheten av sjåførens bolig osv. 

Trykk på + symbolet

Velg enten startpunkt, avslutningspunkt eller begge. Trykk "Optimer". 

Lage ruter

En kan overstyre hvilken rute en adresse skal ligge på ved å definere dette i importformatet.  

Opprett en plan og les inn fil med adresser som beskrevet ovenfor. Når feltet ROUTE_NAME er fylt  vil du få valget om å lage ruter. 

Om ROUTE_NAME ikke er fylt inn for enkelte adresser legges disse samlet på en egen rute. 

Gjenbruke ruter

Det er mulig å basere en plan på tidligere distribuerte ruter. Ved innlesning av data gjør systemet en sjekk om adressene i filen har ligget på en rute tidligere. Du får da muligheten til å generere disse rutene ved å trykke på "Lag xx ruter":

Du får opp en oversikt over treffprosent over hvor stor andel av adressene som har ligget på en rute tidligere, og mulighet til å se disse rutene:

Adresser som ikke har ligget på rute tidligere vil havne under [USPESIFISERT]. Disse må legges inn på riktig rute. Ved neste innlesning av samme adresse vil den da legge seg på siste distribuerte rute den var på.

Endre ruter

Du kan flytte leveringspunkt fra en rute til en annen på to ulike måter.

Enten ved å holde "Ctrl" inne, trykke i kartet og dra musepekeren over de punktene du ønsker å flytte. Velg rute og trykk "Lagre". 

Eller ved å trykke i kartet på enkeltpunktet du ønsker å flytte. Velg hvilken rute du vil flytte det til, og hvilken sekvens. Trykk «Lagre».


Ved å trykke på «Rediger rute» har mulighet til å:

• Endre navn på rute
• Tildel rute til sjåfør
• Endre startsted
• Endre farge på rute

Du kan velge mellom å bruke fullskjerm- modus, der skjermen dekkes av kartet, eller mindre kart samt ruteinformasjon. Trykk på «Vis fullskjerm».

Du kan også bestemme om du ønsker å se alle rutene i kartet samtidig, eller kun en og en. Velg mellom dette i nedtrekksmenyen til høyre over kartet.

Trykk på «Tildel» og velg sjåfør fra nedtrekksmenyen.
 

Ved å trykke direkte på rutenavnet i listen vises denne ruten i kartet.

Hvis du trykker på pil ned til høyre for ruteinformasjonen får du opp en liste over alle leveringspunktene på en rute.
 

Helt til venstre i menyen har du mulighet til å endre rekkefølgen på ruten ved hjelp av drag and drop.

Klokkeslettet til høyre for navnet på kunden viser den beregnede tiden sjåføren kommer til å være på leveringsstedet.

Ved å trykke på fanen "Kunder" og videre på blyanten til venstre for adressen har du mulighet til å endre kundenavn, legge til/ endre eller slette produkt, samt kansellere hele kunden. 

Du har mulighet til å reoptimere rekkefølgen på hver enkelt rute etter at endringer har blitt gjort ved å trykke på «Optimer».

Hvis du ønsker å starte på nytt med ruteplanleggingen, kan du velge "Slett alle ruter". 

Du kan også legge til en ekstra rute ved behov, trykk da på «Ny rute».

Når du er fornøyd med rutene dine trykker du «Publiser». Du har ikke mulighet til å endre rekkefølgen på en rute etter dette tidspunktet. Denne handlingen gjør at rutene blir synlig i sjåfør- appen og fakturagrunnlag blir lagt.

Avpublisere en rute

Som Planlegger har du muligheten til å avpublisere 

Gjøre endringer på tvers av ruter/ planer

Du har mulighet til å gjøre endringer på tvers av ruter og planer både før og etter en plan er publisert. Ruter må bare ha blitt laget/ optimert først.

Du gjøre endringer ved å gå inn på "Kunder" og trykke på blyanten ved siden av kunden du ønsker å redigere. 

Her har du mulighet til å både endre adresse og/ eller utføre en flytt mellom rute/plan. 

Ved en flytt velger du først plan, så hvilken rute du ønsker, og til sist i hvilken sekvens du ønsker å ha kunden på ruten. 

Så lenge planen du flytter til ikke er publisert har du mulighet til å optimere rekkefølge innad på rute, men hvis planen er publisert har du ikke mulighet til det. 

Trykk "Lagre" nederst til høyre i redigeringsboksen når du er ferdig. 

Innspill fra sjåfører

Det er mulig å be sjåførene om innspill på hva som skal være første og/ eller siste stopp på den ruten de skal kjøre. Dette er en funksjon som kan skrus av eller på, avhengig av kundesystem. 

Først gjør du inndelingen på ruter slik du ønsker, og tildeler rutene til sjåfører. Du får da mulighet til å trykke på knappen "Send til sjåfører".

Når sjåføren har gitt sitt innspill indikeres dette med en hake der det tidligere sto pluss. Du kan da trykke på "Optimer" for å ta hensyn til hva sjåføren har satt som første og/ eller siste stopp, mens systemet setter rekkefølgen imellom punktene. 

Sjåførbrukere

Personen som planlegger rutene har også mulighet til å opprette sjåførbrukere. Dette gjøres ved å trykke på menyen øverst i høyre hjørne, «Sjåføradministrasjon» og «Ny sjåfør». 

Ved å fylle inn fornavn og etternavn blir et forslag på brukernavn automatisk generert.

Ved å registrere mobilnummer til sjåføren blir brukernavn og passord sendt til vedkommende. 

Hvis ikke telefon blir registrert vil passordet kun synes når brukeren blir opprettet.

Flåtestyring

Flåtepanelet tilpasses ut ifra hvilken rolle brukeren har i leveringskjeden.

Via panelet kan du holde oversikt over distribusjonen ved å følge livestrøm av sjåførenes posisjon i kartet og fremdrift av leverte kolli. Du kan lett oppdage om en rute ikke rekker å levere innenfor tidsfristen, eller om du har ekstra slack på en rute.

Linjen under kartet viser progresjon på hele planen. Informasjonen ved hver rute viser progresjon for den bestemte ruten.

Ved å trykke på «Kunder» får man detaljert informasjon om kundene/stoppene. 

En ser fort om sjåføren har gjennomført en vellykket leveranse eller om avvik er meldt inn ved å se på X eller V, og ved å holde musepekeren over ser man hvilken status sjåføren har valgt. 

Ved å holde musepekeren over kundes navn får du opp telefonnummer og tidsfristen som er satt for leveringen. Den estimerte tiden vises under «Ankomst», i tillegg til den reelle tiden sjåføren har gjennomført kvitteringen i appen.

En snakkeboble indikerer at en SMS har blitt sendt til kunden. Om et kameraikon vises har sjåføren lastet opp et bilde. 

Etter hvert som sjåføren har kvittert for leveringene endres de fra å vise sekvensnummer til symbol for levert/avvik. Sjåførenes posisjon vises i kartet med et eget symbol.

Statusikoner

Ruten er fullført

 Ruten er startet

 Ruten er startet, men sjåføren har ikke aktivert GPS på enheten

Ruten er ikke startet

Reserveruter

Hvis noe går galt under distribusjonen og det er behov for at sjåfører deler last imellom seg fra en annen bil, er det mulig å opprette reserveruter.

Reserveruter vil hente resterende punkter fra en eksisterende rute, så det er viktig at ruten som skal avsluttes for tidlig har levert ferdig de punktene som er mulig.

Trykk på "Lag reserveruter".

Du vil da komme inn i et eget modus for reserveruter.

Legg merke til at disse rutene vil ikke inngå i grunnlaget for å gjenbruke ruter.

Trykk på "Ny reserverute".

Huk av for å overføre kunder fra en annen rute. 

Sett et navn på ruten.

Hvis du vet estimert starttid setter du dette.

Hvis to biler ønsker å dele lasten imellom seg, trykk opprett ny reserverute og ikke huk av for å overføre kunder fra en annen rute. 

Utvid så menyen på den bilen du ønsker å flytte punkter ifra, huk av for ønskede punkter og rykk på "Flytt x stopp".

Nå kan du endre rekkefølge ved drag and drop eller optimere. 

Reserveruten blir tilgjengelig for sjåføren i appen når ruten har blitt tildelt.

Det er derfor viktig å vente med å gjøre dette til ruten er ferdig planlagt. 

Når reserveruten blir startet av sjåføren vil en ny beregning av estimert leveringstid per punkt bli gjort basert på sjåføren sin posisjon. 

Rapporter

Ruter: Viser rutemåltall om hver enkelt rute innenfor en plan (Excel)

Utskrift: Viser kundeinformasjon med produkt i lik rekkefølge som på rute. Hver rute starter med en samlet produktoversikt (pdf). 

Kvitteringer: Viser kvitteringer per kunde med tidspunkt for utført kvittering (Excel). 

Avvik: Viser avvik per kunde/produkt (Excel). 

Tilgangsstyring

Bestilling på tilgang til Plan&Go må sendes til DI via godkjent bestiller. Du blir tildelt rolle etter behov.